Τα βασικά Χαρακτηριστικά του καλού Διοικητικού Βοηθού

Ο ρόλος του διοικητικού λειτουργού (ή γραμματέα) σε ένα οργανισμό σήμερα, δεν είναι μόνο εκτελεστικός. Ο γραμματέας, οφείλει να κρίνει και να παίρνει τις κατάλληλες πρωτοβουλίες μέσα στην περιοχή ευθύνης του και να ενεργεί με αποφασιστικότητα, ταχύτητα και ακρίβεια. Επίσης, πρέπει να παρέχει την απαραίτητη υποστήριξη στον προϊστάμενό του και κατ’ επέκταση στην επιχείρηση, στηριζόμενος στις γνώσεις και τις ικανότητές του και στις διευκολύνσεις που του παρέχει η σύγχρονη τεχνολογία στο χώρο.

Οι γραμματείς είναι ανάμεσα στις πιο περιζήτητες ειδικότητες στη Κύπρο και οι θέσεις τους δεν κινδυνεύουν από τις νέες τεχνολογίες.

Αν και πολλοί νομίζουν πως το συγκεκριμένο επάγγελμα είναι απλό και εύκολο, τα καθήκοντα ενός γραμματέα είναι πολλά και απαιτητικά, μιας και είναι μια από τις πιο σημαντικές θέσεις σε ένα οργανισμό/εταιρεία.

Οι θέσεις των γραμματέων καταλαμβάνονται πολλές φορές από γυναίκες, όμως δεν είναι ασυνήθιστο να βλέπουμε και άνδρες σε τέτοιες θέσεις.

Χαρακτηριστικά επαγγέλματος

Τα χαρακτηριστικά και τα καθήκοντα του επαγγέλματος διαφοροποιούνται ανάλογα με το χώρο εργασίας του γραμματέα. Ο γραμματέας φροντίζει για την καλή οργάνωση και τη διεκπεραίωση των εργασιών του γραφείου όπως:
• σύνταξη επιστολών μετά από οδηγίες του προϊσταμένου ή/και δακτυλογράφησή επιστολών
• διόρθωση εγγράφων και επιστολών
• διαχείριση και διακίνηση της αλληλογραφίας με όλα τα μέσα
• τήρηση πρωτοκόλλου
• ταξινόμηση και αρχειοθέτηση της αλληλογραφίας
• τήρηση καταλόγου ημερήσιων εργασιών και εκκρεμοτήτων
• σε συνεργασία με τον προϊστάμενο, καταρτισμός προγράμματός του και υπενθύμιση του για τις καθημερινές συναντήσεις και επαφές
• διαχείριση των τηλεφωνικών και ηλεκτρονικών επικοινωνών του γραφείου
• προστασία του προϊστάμενου του από άσκοπες διακοπές και ενοχλήσεις.
• σε ορισμένες περιπτώσεις, άσκηση καθηκόντων υπευθύνου δημοσίων σχέσεων.

Ανάλογα με τις απαιτήσεις της εργασίας και του χώρου, η γραμματειακή υποστήριξη μπορεί να γίνεται με την καθοδήγηση των προϊσταμένων ή μπορεί να απαιτεί τη λήψη πρωτοβουλιών. Συνήθως ο γραμματέας διεύθυνσης, που έχει ως καθήκον του την υποστήριξη του διευθυντή, χρειάζεται να λαμβάνει γρήγορες και σωστές αποφάσεις.

Βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτει ο γραμματέας

• Υπευθυνότητα
• Εργατικότητα
• Συνέπεια
• Μεθοδικότητα
• Ευγένεια
• Εχεμύθεια
• Άνεση στις κοινωνικές επαφές
• Αποφασιστικότητα
• Κριτική σκέψη
• Πνεύμα ομαδικότητας
• Έμπιστο άτομο
• Σωστή διαχείριση χρόνου
• Ικανότητα εργασίας κάτω από πίεση
Στο KES College προσφέρονται δύο προγράμματα σπουδών που είναι σχετικά με τη Διοίκηση Γραφείου και τις Γραμματειακές Σπουδές. Το πρώτο είναι Διετές επιπέδου Διπλώματος και το δεύτερο είναι Τριετές επιπέδου Ανώτερου Διπλώματος. Μέσα από τα μαθήματα που διδάσκονται στα προγράμματα δίνεται η δυνατότητα στους απόφοιτους να αποκτήσουν τις απαραίτητες γνώσεις ώστε να αντεπεξέλθουν άξια σε οποιαδήποτε εργασία κληθούν να εκτελέσουν στο χώρο εργασίας τους.

Τόσο το Διετές, όσο και το Τριετές πρόγραμμα του KES College στη Διοίκηση Γραφείου και Γραμματειακών Σπουδών είναι αξιολογημένα – πιστοποιημένα από το Σ.ΕΚ.Α.Π. και οι φοιτητές μπορούν να πάρουν κρατική χορηγία.

Γράφει η Δήμητρα Μιχαήλ
Καθηγητρία Κλάδου Διοικησης Γραφείου και Γραμματειακών Σπουδών KES COLLEGE